De laatste week
Waarom de maand in jouw bureau steeds hetzelfde eindigt, wat het je kost, en hoe je het maandrapport van een last in een product verandert.
De laatste week
Hoe je bureau het maandrapport terugwint
Rowie Florencia
oprichter ExeiBit
Ik heb in jouw stoel gezeten
Jaren heb ik gewerkt in een tool die beloofde alles te automatiseren. Elke dag kostte het me uren. Niet aan het werk voor klanten, maar aan het werk om het werk te laten zien. Rapporten. Overzichten. Uitleg bij cijfers die ik zelf nog moest ophalen.
Het ergste was het ritme. Niet de hoeveelheid werk, maar het moment waarop het kwam: altijd de laatste week. Altijd als het andere werk ook af moest.
Dit e-book is wat ik toen had willen lezen. Het is kort. Het heeft zes hoofdstukken, een paar tekeningen en één vraag aan het eind. Geen theorie, geen beloftes die ik niet kan waarmaken.
- Waarom de laatste week van de maand je duurste week is
- Wat een klant werkelijk leest in een rapport, en wat niet
- Welk van de vier bureautypes jij bent, en wat dat type lekt
- Hoe een rapport van export naar verzonden gaat, en welke stappen van jou blijven
- Wat je wél zelf blijft doen
Waarom de maand steeds hetzelfde eindigt
Kijk naar je agenda van de afgelopen drie maanden. Niet naar wat erin stond, maar naar wanneer het druk was.
Het maandrapport is zelden het probleem. Eén rapport is te overzien. Het probleem is dat je ze allemaal tegelijk moet maken, in de week waarin de campagnes voor volgende maand ook af moeten en de klanten al bellen.
Daardoor gebeuren drie dingen. Je stelt uit, want het kan altijd nog. Je haast, want het kan niet meer wachten. En je levert iets dat je zelf matig vindt, omdat er geen tijd was voor de ene zin die het rapport goed had gemaakt.
Dat laatste is wat het je kost. Niet de uren. De indruk.
Jouw klanten × jouw uren per rapport = de uren die in die ene week vallen.
uur in één week
Vul je eigen getallen in. Ze blijven in je browser.
Wat een rapport een klant echt vertelt
Een klant leest geen cijfers. Een klant leest of jij hem begrijpt.
Kort: de campagne voor de najaarsactie leverde aantal aanvragen op, verschil ten opzichte van september. De kosten per aanvraag: bedrag.
Een klant stelt bij elk rapport vier vragen, in deze volgorde: Wat heb je gedaan? Wat leverde het op? Wat ga je nu doen? Wat heb je van mij nodig? Een rapport dat die vier beantwoordt, in die volgorde, wordt gelezen. De rest wordt doorgescrold.
Een rapport dat alleen vraag twee beantwoordt, met grafiek na grafiek, laat de rest open. Daarom belt de klant daarna alsnog. Niet omdat de cijfers ontbreken, maar omdat de zin ontbreekt die zegt wat ze betekenen.
Dat is ook waarom je het rapport niet aan de stagiair kunt geven. Die kan de grafieken maken. De zin erboven vraagt om iemand die de klant kent.
Of om een systeem dat de klant kent. Daar gaat hoofdstuk 4 over.
De vier bureautypes en hun lek
Uit de quiz komt één van vier types. Elk type verliest tijd op een andere plek. Zoek de jouwe.
Je maakt het rapport zelf omdat het dan klopt. Het kost je eigen uren, per klant, elke maand. Je weet dat niemand het zo doet als jij, en dat is precies het probleem: alles loopt via jou.
Wat je morgen anders doet: Schrijf de vier vragen uit hoofdstuk 2 bovenaan je rapport. Laat de grafieken staan. Kijk hoeveel korter het wordt.
Je bureau levert goed werk, maar de maand eindigt in brand. Rapporten worden gemaakt als alles al klaar had moeten zijn. Niet omdat je het niet kunt, maar omdat niets vastligt.
Wat je morgen anders doet: Zet één vast moment in week 3: de export. Alleen de export. De rest volgt daar vanzelf uit.
Je hebt het uit handen gegeven, en dat was slim. Maar de kwaliteit wisselt, je controleert toch alles, en als die ene medewerker ziek is, staat de maand stil.
Wat je morgen anders doet: Leg vast wat een goed rapport is, in vier zinnen. Dan kan iedereen controleren, niet alleen jij.
Je hebt genoeg klanten en je wil er meer. Maar elke nieuwe klant betekent weer een rapport, weer uren. Je groei wordt afgeremd door het werk dat je groei moet bewijzen.
Wat je morgen anders doet: Reken uit wat een klant je per maand aan rapportage kost. Zet dat naast wat hij betaalt. Dat getal bepaalt je volgende stap.
Van export naar verzonden in één beweging
Dit is het hoofdstuk waarvoor je het e-book opende. Zo werkt het als Bits het rapport maken.
Stap 1, van jou. Je exporteert wat je nu ook al exporteert: de advertentiedata, de websitecijfers, het social-overzicht. Niets nieuws leren.
Stap 2 en 3, van de Bits. The Analyst leest de export en schrijft het rapport in de vorm van hoofdstuk 2: de vier vragen, met bij elk getal de bron. Code rekent de cijfers uit, niet de Bit. Wat ontbreekt, staat er als “ontbreekt”.
Stap 4, van jou. Je leest het. Je voegt de ene zin toe die alleen jij kunt schrijven, omdat jij de klant gisteren sprak. Of je verandert niets.
Stap 5. Jij keurt goed en het rapport gaat weg, in jouw naam. Bij je goedkeuring hoort een bonnetje: wie keurde wat goed, wanneer, uit welke bron. Dat het door een Bit is voorbereid, staat erbij; een Bit doet zich nooit voor als mens.
- Geen nieuwe tool waar je in moet leren werken
- Geen koppeling met alles; je export is genoeg
- Geen rapport dat zonder jou de deur uitgaat
- Geen cijfers die een model heeft bedacht
Hoe lang de stappen 2 en 3 duren, hangt af van je export. We noemen geen tijd die we niet gemeten hebben.
Wat je zelf blijft doen, en wat niet
De vraag die elk bureau stelt: wat blijft er dan van ons over? Het antwoord: het deel dat de klant koopt.
Van jou
- De relatie met de klant
- De strategie: wat we volgende maand doen
- De ene zin die alleen jij kunt schrijven
- Het gesprek als het rapport vragen oproept
- De keuze wat er wel en niet in staat
Van de Bits
- De export lezen en de cijfers eruit halen
- De vier vragen beantwoorden, met bron
- De opmaak van het rapport
- Het verschil met vorige maand: code rekent, de Bit legt uit
- Elk rapport in dezelfde vorm, klant na klant
Let op wat er in de linkerkolom staat: dat is precies het werk waarvoor je bureau is begonnen. Het werk in de rechterkolom is er later bijgekomen, omdat iemand het moest doen.
Een Bit is nooit een mens. Hij staat altijd als Bit vermeld, ook in het rapport. Je klant weet wat door wie is gedaan. Dat is geen zwakte in het verhaal; het is de reden dat het verhaal klopt.
Hoe de eerste opdracht gratis werkt
We vragen je niet om te geloven. We vragen je om één export.
- Je kiest één klant en stuurt de export die je deze maand toch al maakt.
- De Bits maken het rapport zoals in hoofdstuk 4. We maken het samen met je.
- Je leest het en vergelijkt met wat je zelf gemaakt zou hebben. Eerlijk.
- Goed genoeg om te versturen? Dan verstuur je het, in jouw naam, naar je klant. Dat is je eerste opdracht, en die kost niets.
- Niet goed genoeg? Dan zeg je wat er mist. We passen aan of we stoppen. Ook dat kost niets.
Daarna begin je met Starter. Het abonnement is het maandrapport, elke maand. Geen prijs per rapport.
Hoeveel klanten je rapporteert, zegt welk pakket bij je past. Dat is een advies: iedereen begint met Starter, en een hoger pakket gaat open na je mijlpaal.
Binnen 14 dagen na je eerste betaling kun je je geld terugvragen, zonder opgaaf van reden. We hebben geen zin in klanten die blijven omdat opzeggen lastig is.
Iedereen begint met Starter. Bekijk de pakketten
Twee manieren om verder te gaan
De masterclass
De vijf stappen uit hoofdstuk 4, en daarna je vragen.
Komt binnenkortJe eerste opdracht, gratis
Eén klant, één export. Je ziet het rapport voordat je iets kiest.
Bekijk de pakkettenWelk rapport zou je deze maand als eerste uit handen geven, en waarom juist dat?
Dit e-book hoort bij de bureau-quiz van ExeiBit. Heb je de quiz nog niet gedaan? Doe hem hier; dan wordt hoofdstuk 3 voor jou gemarkeerd.